Assemblée Générale Annuelle 2011

Ordre du jour (En plus des points de formalité):

1. Mot du président
   
2. Bilan financier
   
3. Élection du nouvel exécutif
   
4. Varia
   

Il y a 7 postes à combler: Président, Vice-président, Trésorier, Secrétaire, Responsable des communications et deux postes de conseiller. Les 3 premiers sont réservés exclusivement à des étudiants. Si vous trouvez que le club n'a pas assez de visibilité ou n'organise pas assez d'activités ou que l'exécutif n'est pas assez actif, c'est le moment ou jamais de vous impliquer au lieu de... ne pas vous impliquer. En passant, c'est pratique quand un des joueurs sur notre table est un membre de l'exécutif et qu'il a les clés des armoires…

Le quorum est de 13 membres.

SVP, arrivez tôt et l’assemblée finira tôt.


L'exécutif

Pourrait-on avoir les tâches liés à chaque poste.

Ainsi,on pourrait voir si les tâches nous conviennent ou non.

Voici la description des tâches des membres de l'exécutif selon la charte. Évidemment, ça n'empêche nullement les autres membres du club d'aider au bon fonctionnement du club et à la vitalité du club.

Président:

• Prépare, en collaboration avec le comité exécutif, l'ordre du jour des réunions;
  
• Préside à l'assemblée générale et les réunions du comité exécutif;
  
• Surveille l'exécution des décisions prises à l'assemblée générale, extraordinaire et au comité exécutif;
  
• Est responsable de maintenir des liens étroits et constants avec le Bureau d’Accueil et d’Animation (BAA) de l'Université Laval;
  
• Est responsable de représenter le club dans ses rapports avec d'autres organismes;
  
• Est responsable de la gestion de l'ensemble des ressources.

Vice-président:

• Seconde le président dans la coordination des activités du club;
  
• Remplace le président lorsque celui-ci est absent;
  
• Aide les autres membres de l'exécutif dans l'exécution de leurs fonctions.

Trésorier:

• Prépare les prévisions financières en début d'année financière;
  
• Perçoit les cotisations des membres et les sommes de toutes autres activités;
  
• Tient au fait la comptabilité du club;
  
• Rend compte à l'assemblée générale et au comité exécutif des états financiers;
  
• Conseille le comité exécutif sur les décisions qui auront un impact sur le budget du club;
  
• Supervise la gestion financière des sous-comités.

Secrétaire:

• Annonce sur le babillard les réunions du comité exécutif;
  
• Rédige le procès verbal des assemblées générales et ceux des réunions du comité exécutif;
  
• Doit s'assurer que les membres soient convoqués à l'assemblée générale;
  
• Doit tenir à jour une liste des membres du club avec leur numéro de téléphone et leur adresse de courrier électronique;
  
• Doit tenir à jour le tableau d’affichage des parties jouées au club;
  
• Doit s’assurer de faire un inventaire du club annuellement.

Responsable des communications:

• Doit faire connaître les activités du club à l’intérieur de l’Université Laval;
  
• Doit s’occuper de la rédaction d’un document d’informations sur les activités du club;
  
• Voit à ce que les assemblées générales et extraordinaires soient annoncées au local du club et sur les babillards des différents pavillons si possible;
  
• Doit collaborer avec le Bureau d’Accueil et d’Animation (BAA) de l’Université Laval pour faire connaître le club;
  
• Doit établir une stratégie de communication pour l’année en cours;
  
• Doit agir comme lien avec le responsable du site internet;

Conseillers:

• Sont au nombre de deux (2);
  
• Aident au mieux de leurs capacités les autres membres du comité exécutif à accomplir leurs tâches;
  
• S'assurent que les demandes des membres du club soient entendues par le comité exécutif;
  
• S'assurent que le club atteigne ses buts;
  
• Pour pouvoir élire des conseillers au Conseil exécutif du Club, tous les autres postes doivent être comblés.

À date, il semble qu'aucun des membres courants de l'exécutif ne songe à se représenter...

Parlez-en autour de vous et pensez à vous présenter pour permettre au club de prospérer.

Félicitation au nouvel exécutif:

Président : Yann Morin
Vice-président : Gildas Clément
Trésorier : Gabriel Normandeau
Secrétaire : Daniel Côté
Communication : Alexandre Bujold
Conseiller : Bastien Pilon
Conseiller : Carl Tourigny


Bonne chance !!!